1.Identidad y domicilio del responsable
Nómina Fácil MX (en adelante, «Nómina Fácil» o «el Responsable») es quien decide sobre el tratamiento de los datos personales que recaba a través de su sitio web, de la plataforma de nómina y de los medios de contacto publicados en ella.
Nómina Fácil actúa en dos capacidades distintas, y es importante distinguirlas:
- Como Responsable, respecto de los datos de visitantes, prospectos, personas de contacto de empresas, usuarios de la plataforma y personas que se comunican con nosotros.
- Como Encargado, respecto de los datos de las personas trabajadoras que las empresas clientes cargan en la plataforma para calcular su nómina, timbrar CFDI y llevar su expediente. En esos casos la empresa cliente es la Responsable y Nómina Fácil solo trata los datos por su cuenta y conforme a sus instrucciones.
- Denominación comercial
- Nómina Fácil MX
- Razón social o nombre del responsable
- Por completar
- Registro Federal de Contribuyentes
- Por completar
- Domicilio
- Por completar
- Correo para asuntos de privacidad
- Por completar
- Teléfono
- Por completar
2.Datos personales que tratamos
Recabamos únicamente los datos necesarios para cada finalidad, según quién sea el titular:
a) Visitantes, prospectos y personas de contacto
- Datos de identificación y contacto: nombre, empresa, cargo, correo electrónico y teléfono.
- Contenido de los mensajes que nos envían y el historial de la conversación.
- Datos de navegación: dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, páginas visitadas y fecha y hora de acceso.
b) Usuarios de la plataforma
- Datos de identificación y contacto: nombre, correo electrónico, teléfono y rol asignado dentro de la empresa (administrador, contador, jefe, auditor).
- Datos de autenticación: credenciales de acceso, segundo factor de autenticación y registros de inicio de sesión.
- Datos laborales de la persona usuaria dentro de la empresa cliente: puesto, área y permisos.
- Firma electrónica y evidencia de aceptación, cuando la persona firma documentos desde la plataforma.
c) Personas trabajadoras de las empresas clientes
Estos datos los recaba y aporta la empresa cliente, que es su Responsable. Nómina Fácil los trata como Encargado y puede incluir:
- Identificación: nombre, CURP, RFC, número de seguridad social, fecha y lugar de nacimiento, estado civil, nacionalidad y, en su caso, fotografía del expediente.
- Contacto: domicilio, correo electrónico, teléfono y datos de contacto de emergencia.
- Datos laborales: puesto, departamento, centro de costos, sucursal, fecha de ingreso, tipo de contrato y jornada, salario, antigüedad, incidencias, asistencias y desempeño.
- Datos patrimoniales y financieros: banco, cuenta y CLABE para dispersión, importes de percepciones y deducciones, créditos de INFONAVIT y FONACOT, y pensión alimenticia cuando exista mandato judicial.
- Datos académicos y profesionales: estudios, certificaciones y constancias.
- Datos personales sensibles: estado de salud en la medida necesaria para incapacidades, riesgos de trabajo y licencias, y datos biométricos (huella digital o reconocimiento facial) únicamente si la empresa cliente activa el checador con esa tecnología.
d) Candidatos a un puesto de trabajo
- Currículum, trayectoria, referencias laborales y personales, resultados de evaluaciones y pretensiones económicas.
Los datos personales sensibles y los datos patrimoniales o financieros se tratan siempre con consentimiento expreso y por escrito del titular, y no se utilizan para finalidades distintas de las señaladas en este aviso.
Datos de terceros: es posible que tratemos datos de contactos de emergencia, beneficiarios o dependientes económicos que la empresa cliente o la persona titular nos proporciona. Quien los entrega se compromete a informarles de este aviso y a contar con su consentimiento cuando la ley lo exija.
Nómina Fácil no recaba ni trata intencionalmente datos personales de menores de edad. Si por un error se llegaran a recibir, se suprimirán a la brevedad.
3.Finalidades primarias del tratamiento
Son las finalidades necesarias para la relación jurídica entre el titular y Nómina Fácil. No requieren consentimiento para su realización, aunque puedes solicitar su oposición en los casos que la ley permite.
- Crear y administrar tu cuenta, verificar tu identidad, autenticarte y atender invitaciones de tu empresa.
- Prestar el servicio contratado: cálculo de nómina, generación y timbrado de CFDI de nómina, emisión de recibos en XML y PDF, movimientos ante el IMSS, expediente de personal, portal de la persona trabajadora, contabilidad, indicadores y reportes.
- Cumplir obligaciones fiscales, de seguridad social y laborales, y atender requerimientos de autoridades competentes.
- Facturar la suscripción, procesar pagos, gestionar periodos de prueba, renovaciones, cancelaciones y cobranza.
- Prevenir fraudes, abuso del servicio y accesos no autorizados.
- Brindar soporte técnico, dar seguimiento a incidencias y mantener la bitácora de las acciones realizadas en la plataforma.
- Atender solicitudes de derechos ARCO y de revocación del consentimiento.
4.Finalidades secundarias
Son finalidades que no son necesarias para el servicio y que puedes rechazar sin que ello afecte su prestación:
- Enviarte comunicaciones sobre novedades, actualizaciones fiscales, promociones y contenidos informativos.
- Aplicar encuestas de satisfacción y estudios de mejora del producto.
- Elaborar estadísticas y análisis agregados o disociados, que ya no permiten identificar a una persona.
- Elaborar casos de éxito o materiales de referencia, siempre con tu autorización previa y por escrito.
Puedes oponerte a estas finalidades en cualquier momento escribiendo al correo de privacidad indicado en este aviso, o desde el enlace de baja que aparece en nuestras comunicaciones. Tu negativa no será motivo para negarte el servicio.
5.Consentimiento y su revocación
Al usar el sitio o la plataforma, o al contratar el servicio, aceptas este aviso. Para los datos personales sensibles, patrimoniales y financieros solicitamos consentimiento expreso y por escrito, que se recaba a través de los medios que la plataforma habilitada para ello.
Puedes revocar tu consentimiento en cualquier momento por el correo de privacidad. La revocación puede impedir la prestación del servicio cuando los datos sean indispensables para esa finalidad. Cuando Nómina Fácil actúa como Encargado, la revocación se presenta ante la empresa cliente que corresponde.
6.Transferencias y remisiones de datos
Nómina Fácil no vende, renta ni comercializa datos personales. Los datos pueden comunicarse en los siguientes supuestos:
Transferencias que no requieren consentimiento
- Autoridades fiscales, de seguridad social y laborales, como el SAT, el IMSS, el INFONAVIT y los tribunales, cuando exista una obligación legal o un requerimiento fundado y motivado.
- Autoridades competentes en materia de protección de datos personales en el ejercicio de sus facultades.
- Personas que por ley tengan derecho a acceder a la información, en los términos de las disposiciones aplicables.
Proveedores que nos auxilian (remisiones)
Para operar el servicio nos apoyamos en proveedores que tratan datos por cuenta de Nómina Fácil, con obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad:
- Proveedores de infraestructura en la nube, cómputo, almacenamiento y respaldos.
- El Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) con el que se timbran los CFDI, que recibe los datos necesarios para sellar y timbrar los comprobantes.
- Servicios de correo transaccional para enviar recibos, acuses y notificaciones.
- La plataforma de mensajería de WhatsApp Business, únicamente cuando la empresa cliente activa ese canal.
- Proveedores de firma electrónica y de generación de documentos.
- El despacho contable o el sistema empresarial (ERP) que la propia empresa cliente configure para recibir información.
Cuando un proveedor se encuentra fuera de México, la transferencia se formaliza con cláusulas contractuales y, si la ley lo exige, con tu consentimiento. En todos los casos la información se limita a lo necesario para la finalidad correspondiente.
7.Cuando tratamos datos por cuenta de una empresa cliente
En el servicio de nómina, la empresa cliente es la Responsable de los datos de su personal y Nómina Fácil únicamente los trata como Encargado, conforme a sus instrucciones y al contrato de servicio.
- La persona trabajadora debe dirigir sus solicitudes de derechos ARCO a su patrón. Si nos la hace llegar directamente, la canalizaremos a la empresa y le prestaremos el apoyo técnico para atenderla.
- No usamos esos datos para finalidades propias, ni los comunicamos a terceros distintos de los aquí señalados.
- Al terminar la relación de servicio, devolvemos o suprimimos la información conforme a las instrucciones de la empresa y a los plazos de conservación legales.
8.Derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición
Como titular puedes ejercer en cualquier momento los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, así como revocar tu consentimiento y limitar el uso o divulgación de tus datos.
Cómo presentar tu solicitud
- Escríbenos al correo de privacidad indicado en este aviso con el asunto «Solicitud de derechos ARCO».
- Incluye tu nombre completo y un medio para comunicarte la respuesta.
- Adjunta identificación oficial vigente. Si actúas en representación de otra persona, agrega el documento que acredite la representación.
- Describe con claridad los datos personales de que se trate y la petición concreta: qué quieres consultar, corregir, eliminar u objetar.
- Añade cualquier documento que facilite la localización de los datos.
Plazos y respuesta
- Comunicaremos la determinación en un plazo máximo de 20 días hábiles contados desde la recepción de la solicitud completa.
- Si la solicitud procede, la haremos efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes.
- La respuesta se entregará por el mismo medio electrónico en que presentaste la solicitud, y podrás solicitarla en copia impresa.
- El plazo puede ampliarse por una sola vez y por un periodo igual cuando exista causa justificada, lo que te informaremos por escrito.
- Las solicitudes de acceso se atenderán previa acreditación de tu identidad; los datos se entregarán en formato electrónico legible.
Casos en que podemos negar la solicitud
- Cuando la persona solicitante no sea el titular o no acredite la representación.
- Cuando los datos ya no estén en nuestra posesión o se hayan disociado.
- Cuando exista un impedimento legal o una obligación de conservarlos, por ejemplo en materia fiscal, de seguridad social o para la defensa de derechos en un procedimiento.
Si consideras que tu derecho no fue atendido correctamente, puedes acudir a la autoridad federal competente en materia de protección de datos personales, una vez agotado el procedimiento ante el Responsable.
9.Limitación del uso o divulgación
Para limitar el uso de tus datos puedes solicitar tu inscripción en nuestra lista interna de exclusión escribiendo al correo de privacidad, o bien oponerte al envío de comunicaciones desde el enlace de baja incluido en cada mensaje. También puedes solicitar que se restrinja el uso de datos específicos cuando la finalidad no sea indispensable.
11.Medidas de seguridad
Nómina Fácil implementa medidas administrativas, técnicas y físicas para proteger los datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción, uso o acceso no autorizado, entre ellas:
- Cifrado de la información en tránsito mediante conexiones seguras y cifrado en reposo de credenciales, contraseñas y llaves privadas de los certificados de sello digital.
- Aislamiento de la información por empresa y reglas de acceso a nivel de registro, de modo que cada cliente solo consulta su propia información.
- Control de acceso por roles y permisos, con autenticación reforzada disponible mediante segundo factor.
- Bitácora de las acciones relevantes realizadas en la plataforma, para efectos de auditoría.
- Respaldos periódicos y monitoreo de la operación.
- Obligaciones de confidencialidad para el personal y los proveedores que tratan datos.
Si se produce una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa los derechos patrimoniales o morales de los titulares, se les notificará sin demora por los medios de contacto disponibles y se informará a la autoridad competente en los términos de la ley.
12.Conservación de los datos
Conservamos los datos mientras exista la relación con el titular y durante los plazos necesarios para cumplir obligaciones legales y atender posibles reclamaciones, entre ellos los plazos fiscales y de seguridad social aplicables, que en materia fiscal alcanzan cinco años. Cumplidos esos plazos, los datos se eliminan o se disocian conforme a los procedimientos internos y a la ley.
13.Cambios al aviso de privacidad
Este aviso puede actualizarse por cambios legislativos, por nuevas funcionalidades del servicio o por ajustes en nuestras prácticas. La versión vigente estará siempre publicada en esta página, con su número de versión y fecha de actualización.
Cuando el cambio afecte de manera sustancial las finalidades del tratamiento, se notificará por correo electrónico a la dirección registrada o mediante un aviso destacado en la plataforma, con la anticipación que la ley requiera.
14.Marco legal aplicable
Este aviso se emite conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, su Reglamento, los Lineamientos del Aviso de Privacidad y demás disposiciones aplicables, así como al Código Fiscal de la Federación, la Ley Federal del Trabajo y la Ley del Seguro Social en lo relativo al tratamiento y conservación de la información.
15.Contacto
Para cualquier duda sobre este aviso o sobre el tratamiento de tus datos personales, escríbenos al correo de privacidad señalado en la sección de identidad del responsable. Atenderemos tu solicitud en los plazos que marca la ley.